System masowego
przetwarzania formularzy i faktur .
Do czego można wykorzystać system masowego przetwarzania
formularzy i faktur?
Systemy OCR znajdują zastosowanie tam, gdzie wymagane
jest szybkie zamienienie dużej ilości informacji zapisanej
na papierze w dane elektroniczne. Eliminując ręczne wprowadzanie
danych zyskuje się na czasie, minimalizuje liczbę błędów
oraz redukuje koszty.
Odczytywane są zamówienia handlowe, ankiety, egzaminy
testowe, zlecenia badań analitycznych i wiele innych. Wieloetapowa
kontrola poprawności pozwala wyeliminować wszelkie błędy
odczytu. Dlatego nawet najbardziej istotne dokumenty przetwarzane
są automatycznie, przykładem są bankowe polecenia przelewu.
Równie istotny jest aspekt poufności. Mniejsza liczba osób
zaangażowanych we wprowadzanie danych oznacza mniejsze
niebezpieczeństwo dostania się ich w niepowołane ręce.
Z jakich elementów składa się system masowego
wprowadzania danych?
1.Szybki skaner z automatycznym podajnikiem
Do skanowania dużej ilości dokumentów wykorzystuje się
specjalne skanery
określane mianem dokumentowych. Proponujemy
urządzenia Kodak, Fujitsu, Bell&Howell, Canon lub
Avision. Wybór optymalnego modelu skanera zależy przede
wszystkim od:
- formatu skanowanych dokumentów (A8 – A3)
- ilości kartek skanowanych dziennie (od kilkuset do
50 000),
- szybkości skanowania (od kilku do ponad 100 stron A4
na minutę)
- wielkości automatycznego podajnika (25 – 600 stron
A4)
- typu skanowania – w kolorze lub tylko w czerni i bieli,
- trybu skanowania – jedno- lub dwustronnie
- grubości stron, faktury papieru, pochodzenia dokumentów
itp
2.Oprogramowanie OCR do automatycznego odczytu
danych z zeskanowanych dokumentów
Jako Autoryzowany Dystrybutor proponujemy rozwijane od
kilkunastu lat oprogramowanie ReadIris. Programy z rodziny
Readiris odczytują teksty w języku polskim, rozpoznają
polskie znaki diakrytyczne oraz posiadają polskie interfejsy
użytkownika. Obsługa języka polskiego i łatwa obsługa w
połączeniu z przystępną ceną czynią Readiris ™ atrakcyjnym
produktem wśród aplikacji OCR dostępnych na naszym rynku.
Do masowego przetwarzania dokumentów dostępne są specjalistyczne
aplikacje. IrisCapture
Pro for forms umożliwia automatyczny
odczyt danych z formularzy, natomiast IrisCapture for Invoices
jest systemem dedykowanym do odczytu danych z faktur.
Jaki jest cel stosowania systemu masowego wprowadzania
danych?
System masowego wprowadzania danych z formularzy i faktur
pozwala istotnie zmniejszyć koszty wprowadzania danych.
Jednocześnie skróceniu ulega czas tej operacji. Pozyskane
w ten sposób dane nie są obarczone błędami wynikającymi
z pracy ręcznej. System może zostać tak skonfigurowany,
by poszczególni operatorzy mieli dostęp jedynie do fragmentów
dokumentów. Dzięki temu zachowana zostaje pełna poufność
danych.
Od czego zależy opłacalność inwestycji w system
masowego wprowadzania danych?
Wiele czynników decyduje o tym jak szybko zwraca się inwestycja
w system OCR. Porządkując je w kolejności od najistotniejszych
otrzymujemy:
- liczba dokumentów do wprowadzenia (dokładnie liczba
stron),
- okresowość wprowadzania danych (regularnie przez cały
rok, kilka razy w roku, itp.),
- sposób zapisu danych na dokumentach (pola wyboru, kody
kreskowe, pismo drukowane, pismo ręczne),
- jakość dokumentów (na przykład zmięte i składane kartki)
- staranność wypełnienia formularzy,
- stopnia złożoności dokumentu (liczba stron, zmieniające
się załączniki, itp.)
Jak wygląda porównanie szybkości ręcznego i automatycznego
wprowadzania danych?
W zależności od wymienionych wcześniej czynników możemy
osiągnąć:
- kilkunastokrotne przyspieszenie wprowadzania danych
dla kodów kreskowych i znaków wyboru,
- kilkukrotne przyspieszenie wprowadzania danych dla
dokumentów zawierających znaki wyboru i pismo drukowane,
- 2-3 krotne przyspieszenie wprowadzania danych dla pisma
odręcznego.
Szacunki te opieramy na dotychczas przeprowadzonych wdrożeniach.
Dla jakiej ilości stron warto rozważyć wdrożenie
systemu?
Wdrożenie systemu może okazać się opłacalne już w przypadku
wprowadzania danych z około kilkuset stron A4 miesięcznie.
Ważna jest także ilość informacji na jednej stronie. Przy
mniejszych ilościach dokumentów lub przy jednorazowym wprowadzaniu
danych z kilku tys. sztuk formularzy proponujemy skorzystanie
z outsourcingu. Oferujemy usługę skanowania dokumentów
i wprowadzania danych.
Jakie informacje są potrzebne do oszacowania kosztów
systemu?
Ilość dokumentów przetwarzanych w ciągu dnia, miesiąca,
roku.
Formaty dokumentów.
Liczba stron w jednym dokumencie.
Sposób zapisu danych na dokumencie (rodzaj pisma, kody
kreskowe, znaki wyboru).
Zakładana szybkość przetwarzania (ilość dokumentów na godzinę,
dzień, miesiąc).
Czy wszystkie dokumenty mają ten sam układ graficzny.
Jeśli jest możliwe to prosimy o przesłanie kilkunastu skanów
dokumentów które mają być automatycznie wprowadzane. |
