Na czym polega proces przetwarzania faktur?
Faktury sa drukowane z programów finansowo księgowych i dostarczane w postaci skanu i/lub oryginału papierowego do zamawiającego wraz z towarem/usługą. Oznacza to, że dział finansowy zmuszony jest najczęściej do ręcznego przepisania danych z faktury do swojego systemu finansowo-księgowego. Szacuje się, że średni koszt wprowadzenia samego tylko wprowadzenia do bazy danych jednego dokumentu przez osobę bez kwalifikacji to około 50-80 groszy. W przypadku dużej ilości takich dokumentów koszty miesięczne wprowadzania danych są spore.

Jak wyglądają standardowe rozwiązanie do automatycznego przetwarzania faktur?
Standardowe rozwiązanie polega na zeskanowaniu faktur skanerem dokumentowym, oraz automatyczne przetworzenie danych ze skanu specjalistycznym oprogramowaniem OCR. Obecnie systemy OCR sa w stanie rozpoznać dane ze skutecznością 99% przy skanach dobrej jakości. Większym problemem jest określenie pól na fakturze (oprogramowanie musi automatycznie rozpoznać gdzie jest NIP, adres, ulica itd). Powoduje to, że skuteczność rozpoznawania rzadko osiąga 50% przy cenie rozwiązania od kilkunastu tysięcy złotych. Na podobne systemy sa w stanie pozwolić sobie jedynie duże firmy, przetwarzające tysiące faktur miesięcznie.

Co wyróżnia nasze rozwiązanie?
Przy rozwiązaniu problemu przetwarzania faktur nasza firma ma podejście czysto biznesowe. Jeśli nad wprowadzaniem faktur pracuje np 4 osoby to proponujemy rozwiązanie przyspieszające pracą np dwukrotne przy cenie umożliwiającej zwrot inwestycji już po paru miesiącach. Proponujemy w tym celu 3 rozwiązania:
 
1. Zastosowanie standardowych skanerów dokumentowych ze specjalna aplikacją eliminującą drogie rozwiązania wyszukujące dane z dokumentu

2. Zastosowanie skanerów piórkowych (tanie rozwiązanie nie wymagające drogich skanerów dokumentowych i dodatkowych aplikacji) - dane są wyszukiwane przez operatora, skanowane skanerem i automatycznie umieszczane w stosownych polach aplikacji finansowo-księgowej

3 Wprowadzenie kodów kreskowych 2D - wprowadzenie faktury możliwe jest przez odczyt kodu 2D z faktury - dane są w systemie w przeciągu sekundy, nie jest wymagane kosztowne skanowanie dokumentów skanerami dokumentowymi. Rozwiązanie wymaga zainstalowania darmowej aplikacji u kontrahentów wystawiających faktury. Można również odczytywać faktury z ekranu komputera - najnowsze skanery 2D potrafią odczytywać kody z ekranu komputera.
 
Kiedy opłaca się wdrożyć system automatycznego wprowadzania faktur?
Wdrożenie systemu jest najbardziej opłacalne gdy:
 - ilość faktur w firmie jest duża (już od kilkuset miesięcznie),
 - faktury są dobrej jakości (większośc drukowana na drukarkach laserowych i atramentowych,
 - duża ilość faktur pochodzi od tych samych kontrahentów,
 - nad wprowadzaniem danych pracuje kilka lub więcej osób
 - system ma być częścią systemu obiegu dokumentów
 - występuje konieczność wprowadzania niestandardowych danych z faktur, np. pozycji towarowych